Soustředit se na práci je někdy obtížné a může to být obzvlášť těžké v této době, která soustředění komplikuje. Tento článek vám má představit 7 užitečných rad, které vám pomohou lépe udržet fokus v každodenní práci a dosahovat svých cílů. Oceníte ho zejména v případě, pokud pracujete sami na sebe nebo vaše práce vyžaduje velkou samostatnost.

1. Jak uspořádat pracovní den, který podporuje soustředění?

Když váš mozek nemusí neustále přepínat mezi operativou a kreativní činností, tj. nepřebíhá mezi levou a pravou hemisférou, snadněji předejdete mentální únavě a budete mít rychleji hotovo. Z tohoto důvodu je dobré rozdělit si pracovní den na jednotlivé časové úseky, ve kterých budete dělat podobný druh práce.

Jak můžou vypadat jednotlivé bloky práce?

• Blok na rozvoj byznysu – jeden z nejdůležitějších pracovních úseků určený pro hlavní priority vašeho pracovního dne.  Věnujte se prioritním úkolům, které vyžadují flow a soustředění. Právě proto je vhodné zahrnout tento blok na začátek pracovní doby a nezačínat den třeba e-maily, jak vysvětluji dál. Můžete se věnovat práci na marketingu (psaní blogových článků, plánování a tvorbě na sociální sítě), vzdělávání (četba knihy nebo poslech podcastu).

• Blok na zhodnocení a plánování – může být klidně součástí předešlého, mně se osvědčilo ho oddělit. Tento blok mívám na konci týdne, kdy si zhodnotím předcházející týden/ měsíc a naplánuju aktivity na další období. Pomůže vám se podívat na práci nebo podnikání více z nadhledu a dosahovat stabilnějších finančních výsledků. Budete si dávat reálné cíle, snadněji plnit plány a mít v rovnováze čas na práci a odpočinek.
  
  
• Blok klienti – jedním z dalších důležitých úseků je tento. Tady je prostor pro samotnou práci s/pro klienty (koučink, konzultace, úvodní cally), přípravu na schůzky.
  
  
• Blok práce na administrativu – v tomto čase vyřídíte e-maily, odpovíte na telefonáty, vystavíte faktury případně zadáte různá data například příjmy a výdaje do tabulek.

Díky osvojení tohoto návyku, vnesete řád do svého pracovního dne, kde bude dostatek času pro všechno. Budete se snadněji soustředit na práci, odvedete ji rychleji a v mnohem vyšší kvalitě.

2. Nenechte se rušit hovory klientů, kolegů nebo rodičů

Stalo se vám někdy během on-line schůzky, že vám někdo volal a vyhodilo vás to z flow? Nebo vám do rozdělaného článku několikrát někdo zavolal? Není nic horšího, když vás během rozdělané práce, která vyžaduje soustředění, někdo vyruší nebo vám neustále blikají zprávy na messengeru či whatsuppu. Nedej bože, když ještě k tomu máte potřebu ihned reagovat.

Pro tyto případy a lepší koncentraci během pracovních bloků se mi osvědčilo používat na chytrém telefonu mód Nerušit. V době, kdy jsem měla například koučink nebo konzultaci s klientem bylo nepříjemné až neprofesionální, když zrovna v tomto čase volal například kurýr nebo někdo z rodiny.

Tato funkce vám umožní nepřetrhnout linku soustředění na práci nebo klienta. Díky tomu zůstane váš tok myšlenek nepřerušen a odvedete tak kvalitnější práci bez zbytečných chyb, kterou pravděpodobně i dříve dokončíte.

Jak to můžete vyřešit s kurýry?

Zboží si nechte doručit na výdejní místo ve vašem okolí. V případě, že například objednáváte nákup z Rohlíka a nemáte v blízkosti výdejní box, využijte čas doručení v brzkých ranních hodinách nebo naopak později večer.

Jak nastavit mód Nerušit?

V zařízení Iphone se k módu “Nerušit” dostanete pohodlně přes widget. Podrobnější nastavení uděláte v nastavení/soustředění/nerušit. Tuto vychytávku si můžete přizpůsobit a to třeba tak, že se vám důležité kontakty v této době dovolají (manžel/ka, učitelka z MŠ/ZŠ).

3. Vypnutí notifikací

Většina lidí je závislá na svém telefonu a neustálém proudu oznámení, která dostávají. Pokud jde o práci, mohou být tato oznámení velkým rozptýlením. Pokud se snažíte soustředit na práci, dalším krokem je vypnutí všech oznámení v telefonu. Tak nebudete vyrušováni pokaždé, když někdo lajkne váš nejnovější příspěvek na Instagramu nebo vám pošle zprávu na Whatsapp.

I přestože vás zaujal mód Nerušit z předchozího bodu, který tato oznámení jednoduše podchytí, zamyslete se nad tím, jestli skutečně potřebujete mít přehled o tolika věcech, na které oznámení dostáváte. Zaměřte se zejména na notifikace od e-mailové schránky, sociálních sítí a všech aplikací, které používáte. Co nejvíce eliminujte počet oznámení. Případně mějte například telefon v jiné místnosti a vraťte se k němu v pracovním bloku, který je určený pro vyřízení e-mailů a zpráv.

Díky tomuto kroku eliminujete nejen potřebu být neustále k dispozici a ihned reagovat na potřeby vašich klientů nebo kolegů, ale udržujete tím váš mozek ve flow. Klienty je dobré na nový způsob komunikace připravit a informovat je o tom, kdy se vyřizování jejich požadavků, můžete věnovat.

4. Nezačínejte den čtením e-mailů

Pokud je váš pracovní den od 8 do 16 hodin, znamená to, že nejproduktivnější část vašeho dne je od 8 do 11 hodin. Proč tedy začínat den kontrolou e-mailové schránky? S klienty se při své práci zaměřuji často právě na jejich e-mailovou schránku, která bývá častým důvodem rozptýlení a plná věcí, které můžou počkat na pozdější část dne. 

Místo toho, abyste den začínali ve své e-mailové schránce, zkuste ho začít něčím, co vás přivede do produktivního rozpoložení. Proto doporučuji začátek dne věnovat bloku pro rozvoj podnikání. Zkuste si například přečíst inspirativní knihu nebo článek, několik minut meditovat nebo si napsat seznam úkolů na celý den. Tyto činnosti vám pomohou být soustředěnější a produktivnější, abyste mohli svůj pracovní den využít naplno.

5. Čas určený na zábavu a sociální sítě

Nalijme si čistého vína. Máte během pracovního dne potřebu vypnout a zabrouzdat na sociální sítě nebo si zahrát hru?  Jsem zastánce toho, vědomě zahrnout takový úsek do pracovního dne bez pocitu viny. Zkrátka věnovat nějaký ten čas zábavě a na chvilku se odreagovat třeba na sociálních sítích nebo kouskem jiné zábavy. Větší prokrastinaci můžete eliminovat pravidelnými přestávkami, do kterých tuto činnost můžete jednoduše zařadit. Mozek má potřebu utíkat od práce, když je unavený a proto se pojďme ještě více zaměřit na pravidelný odpočinek.

6. Dělejte si pravidelné pauzy

Stane se vám, že vás práce tak pohltí, že u PC sedíte bez vstání několik hodin v kuse a k pohybu vás donutí až nutkavá potřeba jít na WC? Svým klientům doporučuji vypozorovat, jaký poměr práce a odpočinku jim sedí. Krátké pauzy doporučuji důsledně dodržovat, i když máte pocit, že vám ujede flow. Může to být například 40-60 minut práce na 10-15 minut odpočinku? 

Když víte, že jde o činnost, která vás pohlcuje tak, že nedbáte ani na signály svého těla, je příhodné si například na chytrých hodinkách nebo v aplikaci Pomodoro nastavit čas odpočinku. Budete vědět, že je pravý čas se zvednout, vyvětrat místnost, lehce se protáhnout, krátce si zameditovat, doplnit sklenici vody, dojít si na toaletu nebo si dát malý snack.

Po obědě si zkuste dopřát 15-25 minutového šlofíka. 

Je vědecky dokázané, že tzv. power nap vám dodá během krátkého odpočinku značné množství energie, která bude mít vliv na váš pracovní výkon. Není ale nad vlastní zkušenost. Zkuste během týdenního sledování pozorovat svou energii a produktivitu během dne, když na odpočinek dbáte a naopak, když se vám nedaří.

7. Mít pořádek na pracovním stole, v digitálním prostoru a kolem sebe

Abyste se lépe dokázali soustředit na práci, kterou potřebujete vykonat, vytvořte si návyk udržovat svoje pracovní prostředí čisté. Pracovní stůl zbavte papírků s poznámkami, několika sklenic a hrnků.  Na dokumenty využijte pořadač nebo inbox a poznámky z nich jednou za čas vytřiďte. Pravidelně uklízejte plochu PC a udržujte svůj e-mail box přehledný a prázdný. 

Tip pro vás. Na podporu koncentrace vyzkoušejte esenciální olej z rozmarýnu, který můžete použít do difuzéru nebo kápnout několik kapek na vlhký kapesník a ten umístit v blízkosti vašeho pracovního stolu, třeba na topení.

Krátké shrnutí, které vám pomůže se na práci lépe soustředit:

• Eliminujte faktory, které vás ruší při práci (čistý stůl, uklizená plocha v PC, pořádek v emailech, telefon v módu nerušit).
  
  
• Osvojte si návyky pro vyšší efektivitu práce a využívejte například bloky práce na jednotlivý druh činností pro lepší efektivitu práce. 
  
  
• Naučte se nebýt neustále k dispozici a reagujte na požadavky, které se na vás valí ze všech stran formou hovorů, zpráv a notifikací v jasně vymezený čas. Například v bloku administrativa, kdy vyřídíte e-maily, odpovíte na zmeškaný telefonát nebo zareagujete na komentář pod vaším příspěvkem na sociální síti nebo článkem.
  
  
• Odpočívejte!

Akční krok

Vyberte si jeden tip, který vás oslovil a začněte ho aplikovat do svého života. Díky tomu nepromarníte čas strávený nad tímto článkem a zefektivníte svůj pracovní proces, práce bude bez chyb a vy budete mít více času na procházku zasněženou krajinou nebo si bez výčitek užijete stavění sněhuláka s rodinou.

Pamatujte na to, že při výběru jedné věci je pravděpodobnost vašeho úspěchu vyšší, než když se budete pokoušet zvládnout hned všechny kroky z článku najednou. 

Pomohlo by vám dát si veřejný závazek? Tady k vláknu na FB přidejte svůj komentář s návykem, který si chcete osvojit jako první. Sledujte mě taky na IG pro více podobných tipů.